Déploiement d’activation événementiel avec SportGaming
Une collaboration immersive sur des événements majeurs
Problématique initiale – Quel était le besoin du client ?
SportGaming, développeur de jeux en réalité virtuelle (VR) souhaite externaliser la logistique opérationnelle de ses activations sur des événements de grande envergure pour créer des expériences immersives réussies lors de manifestations nationales et internationales.
Attentes
- Un interlocuteur unique qui assure l’exploitation, l’installation, le transport et le stockage
- Stocker et entretenir le matériel entre les événements
- Assurer un déploiement fluide et sécurisé sur chaque site
- Offrir un support réactif pendant les activations
Contraintes
- Transporter et installer un matériel technologique sensible
- Adapter les installations aux spécificités des événements et emplacements
- Coordonner avec les équipes techniques locales
- Maintenir une activation de qualité sur plusieurs semaines
Temporalité
Toute l’année
Profils sollicités
Chefs de projets, régisseurs, animateurs
Localisation
Marseille, Saint-Étienne, Paris
Type de prestation
Consulting événementiel, Stockage déportés et prestations associées, Régie événementielle
Le mot du client :
« Vous avez carburé cet après-midi 🤯 ! »
Les solutions apportées
Pour répondre aux besoins de SportGaming, nous avons apporté notre expertise et mis en place une logistique sur mesure, garantissant une expérience utilisateur optimale et sans accroc.
Nos solutions aux contraintes
Accompagnement logistique
Notre réponse :
Définition dès réception du besoin d’un plan d’action logistique afin de garantir le bon déroulé de l’événement.
Validation technique
Notre réponse :
Nous avons centralisé le stockage des casques Meta Quest, des ordinateurs et équipements associés dans un espace dédié, assurant leur maintenance régulière. Chaque appareil est testé et mis à jour avant chaque événement pour garantir des performances optimales.
Assurer un support technique adapté à chaque événement
Notre réponse :
Rédaction de cahier des charges et mise en place de communication instantanée entre les équipes, le client et les développeurs.
Compétences mobilisées
- Élaboration d’un plan logistique détaillé pour chaque activation, en tenant compte des contraintes d’accès et de sécurité propres à chaque événement (sites sécurisés comme le Club France à Paris, temps de montage réduit)
- Recrutement et mobilisation d’équipe sur de longues durées
- Adaptation à un contexte technologique pointu
- Formation des équipes au matériel et à sa maintenance afin de garantir un fonctionnement optimal
Nos équipes ont installé et configuré les dispositifs VR sur des événements d’envergure tels que :
- Coupe du Monde de Rugby : Expériences interactives autour du rugby pour les fans durant le mois de compétition.
- 3x Festival à Marseille : Initiations et compétitions VR outdoor autour du basket.
- Fanzone JO à Saint-Étienne et Club France à Paris : Immersions sportives éducatives, ludiques et divertissantes autour du foot et du basket.
- NBA All-Star Games Paris : Animations et défis virtuels autour du basket.
Plan d’exécution
Le plan d'exécution s'est déroulé en 3 phases distinctes :
1) La préparation :
Réception du matériel, étude des besoins techniques et logistiques de l’activation, conception des implantations avec le client.
2) L’exploitation :
Recrutement de l’équipe d’animation, planning des rotations afin d’éviter les interruptions d’animations, support technique réactif.
3) Clotûre et débrief :
Démontage des stands, nettoyage du matériel, inventaire et échanges avec les équipes pour comprendre les pistes d’améliorations.
Le retour/témoignage
« Les Insatiables ont su répondre à toutes les attentes que nous recherchions pour nos activations. Ils ont su être force de proposition quand il le fallait et ont su également très vite comprendre la mécanique des activations. Je ferai appel à leurs compétences pour d’autres activations ! »
Aziz Bouzidi – SportGaming
Foire aux questions
Pourquoi SportGaming a fait appel aux Insatiables ?
Pour déployer ses animations VR lors d’événements prestigieux, SportGaming avait besoin d’un partenaire fiable capable de gérer la logistique événementielle de A à Z. Externaliser leurs opérations terrains leur permet de se concentrer sur le développement des jeux et l’expérience utilisateur, tout en garantissant une organisation logistique fluide et professionnelle sur le terrain.
Combien de temps faut-il pour préparer une activation événementielle ?
En fonction de l’ampleur de l’événement, nous recommandons de nous contacter au moins 2 à 3 mois à l’avance. Cela nous permet de prendre en charge le stockage du matériel , de prévoir les transports, d’anticiper les contraintes techniques du site, de briefer les équipes et de garantir un montage rapide et sécurisé le jour J.
Quelles garanties en matière de sécurité et de fiabilité sur le matériel que vous stockez ?
Nous assurons l’entretien, la maintenance et les tests réguliers du matériel entre chaque événement. Nos équipes sont formées pour installer les dispositifs dans des conditions optimales, en respectant les normes de sécurité événementielles et en assurant une expérience fluide et immersive pour les utilisateurs.
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