Cas client : logistique d’événement grand public
Gestion logistique événementielle pour courses outdoor : le cas Ecotrail Paris
Une régie dans l’ombre pour un trail de 15 000 coureurs
Problématique initiale – Quel était le besoin du client ?
L’équipe organisatrice de l’Ecotrail avait besoin d’un partenaire logistique fiable, rigoureux et autonome pour gérer la réception, la préparation et l’expédition du matériel pour 6 parcours de trail (du 10km au 80km, avec un 120km à venir en 2026).
Un enjeu d’efficacité, de fiabilité et de discrétion, pour que les équipes internes puissent se concentrer sur la gestion des bénévoles, des coureurs et des imprévus.
Attentes
Une équipe autonome, professionnelle, qui comprend les impératifs du terrain
Un plan logistique solide, avec une capacité d’adaptation sur site
La rigueur d’un logisticien et la souplesse d’un régisseur
Contraintes
Un entrepôt partagé et temporaire
Des délais très courts entre la préparation, la livraison et le démontage
Une montée en charge rapide à la veille de l’événement
Une diversité de sites à approvisionner : forêts, parkings, bases de loisirs…
Temporalité
Plusieures réunions de préparation + 7 jours avant l’événement + 3 jours après
Profils sollicités
Logisticien, Régisseur, Cariste
Localisation
IDF et Paris Intra Muros
Type de prestation
Logistique événementielle, Régisseurs, Consulting événementiel
Le mot du client :
« Avec Les Insatiables, on peut se concentrer sur les coureurs. Ils s’occupent du reste. Discrets, efficaces, toujours là quand il faut. »
Les solutions apportées
Nous avons mis en place une logistique complète couvrant la réception, le tri, la préparation, l’acheminement et la reprise du matériel. Nos équipes travaillent dans l’ombre pour assurer une fluidité totale du dispositif, tout en gardant une capacité de réaction immédiate sur site.
Contraintes spécifiques gérées
Composer avec un entrepôt partagé et une temporalité serrée
Notre réponse :
Notre approche a consisté à accompagner Ecotrail dans la modélisation d’un rétroplanning logistique.
Une diversité de lieux de courses aux contraintes d’accès variées
Notre réponse :
Intégrer des marges de sécurité, et travailler avec un double système de vérification pour éviter les oublis critiques.
Compétences mobilisées
- Une coordination multi-site rigoureuse pour gérer simultanément plusieurs parcours disséminés entre Paris et l’Île-de-France
- Optimisation fine des circuits de transport et des chargements pour limiter les allers-retours et garantir la ponctualité des livraisons
- Gestion attentive des flux de matériel sensible (signalétique, ravitaillement, matériel médical…).
Notre équipe fait preuve d’une réactivité constante face aux aléas (météo capricieuse, circulation, ajustements de dernière minute), tout en s’adaptant aux contraintes spécifiques des sites “nature” : accès restreints, sols instables, zones protégées… Rien n’est laissé au hasard.
Plan d’exécution
Plan d’exécution :
1) Prise en compte des spécificités technique de chaque site
2) Préparation du matériel : en entrepôt (kits parcours, ravitaillement, balisage…)
3) Livraison cadencée du salon coureur et sur 6 parcours, selon l’ordre de départ
4) Assistance de dernière minute pendant l’événement
5) Reprise, vérification et réintégration du matériel post-événement
Foire aux questions
Pourquoi l’Ecotrail a fait appel aux Insatiables ?
Pour gérer efficacement toute la chaîne logistique terrain de l’événement et permettre aux organisateurs de se concentrer sur le cœur sportif et humain du projet.
Le matériel est-il fourni par les Insatiables ?
Non, nous gérons uniquement le matériel fourni par le client. Notre rôle : optimiser son stockage, transport et retour.
Quelles garanties en matière de sécurité et de fiabilité sur le matériel que vous stockez ?
Nous assurons l’entretien, la maintenance et les tests réguliers du matériel entre chaque événement. Nos équipes sont formées pour installer les dispositifs dans des conditions optimales, en respectant les normes de sécurité événementielles et en assurant une expérience fluide et immersive pour les utilisateurs.
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