Cas client : logistique événementielle
Logistique événementielle et gestion du staff : la FFHG nous confie sa finale à l’Accor Arena
Une finale à l’Accor Arena devant plus de 13 000 spectateurs
Problématique initiale – Quel était le besoin du client ?
La Fédération Française de Hockey sur Glace souhaitait déléguer la logistique événementielle et la gestion des ressources humaines
Attentes
- Intégrer l’équipe d’organisation de la finale de la coupe de France (communication, production, fan expérience, sportif..).
- Être l’interlocuteur unique pour les sujets logistique événementielle et staff.
- Recruter et gérer les ressources humaines/bénévoles.
- Organisation complète du festival des Petites Crosses (40 équipes, plus de 600 enfants).
Contraintes
- Planning verrouillés à la minute près par les protocoles sportifs et TV.
- Nombreuses parties prenantes : prestataires, bénévoles, équipes et staffs sportif, sécurité, staff de l’Accor Arena.
- Cadre de l’Accor Arena : règles strictes d’accès, horaires de montage/démontage limités, sécurité renforcée, logistique événementielle contraignante (parking, stockage, circulation en interne).
Temporalité
5 mois
Profils sollicités
Chef de projet et régisseurs
Localisation
Accor Arena, Paris
Type de prestation
Logistique événementielle
Le mot du client :
« Merci encore pour la gestion du staff, tout le monde a été top et les retours sont super positifs ! »
Les solutions apportées
Pour répondre aux besoins de la fédération Française de Hockey sur Glace, nous avons mis en place une gestion logistique complète et flexible, en adaptant nos processus à leurs attentes spécifiques.
Contraintes spécifiques gérées
Matériel & installations
Notre réponse :
Nous avons anticipé chaque besoin en amont (signalétique, équipements animation, mobilier, barriérage, etc.) avec un suivi rigoureux des livraisons, du stockage, et du dispatch sur site. Chaque zone (animation, bénévoles, protocole, VIP, etc.) avait le bon matériel au bon moment.
Hébergement & repas
Notre réponse :
Nous avons géré la réservation et la répartition des hébergements pour les staffs et officiels. Côté restauration, nous avons mis en place des plannings de repas en rotation, en lien avec les contraintes horaires du staff et des temps forts de l’événement.
Coordination des bénévoles
Notre réponse :
Plus de 100 bénévoles mobilisés sur plusieurs postes (accueil, billetterie, flux publics, logistique). Nous avons organisé leur accueil, briefing, encadrement et mis en œuvre leur répartition sur site, avec un point de contact terrain dédié, pour qu’ils aient tout ce qu’il faut pour être efficaces et autonomes.
Compétences mobilisées
Coordination logistique : gestion fine des flux de matériel, des livraisons, gestion des stocks, du stockage temporaire et du dispatch sur site, dans un cadre contraint et sécurisé.
Planification opérationnelle : construction de plannings multi-intervenants (prestataires, bénévoles, staff), adaptés aux contraintes horaires très précises de la salle, du protocole sportif et des temps TV.
Gestion d’équipe : encadrement d’un grand nombre de bénévoles et renforts terrain, avec briefings, répartition des rôles, suivi sur le terrain et ajustements en temps réel.
Communication inter-parties : interface fluide entre tous les acteurs internes et externes (client, prestataires, sécurité, staff de la salle, équipes sportives), pour assurer un déroulé sans frictions.
Réactivité & adaptation : capacité à gérer les imprévus de dernière minute (retards, changements d’implantation, respect des délais, etc…) sans perturber l’expérience globale.
Plan d’exécution
Le plan d'exécution s'est déroulé en 3 phases distinctes :
1) Organisation en amont de l’événement :
Analyse des contraintes de l’événement, construction d’un planning précis intégrant tous les besoins en logistique événementielle, mise en place d’une organisation opérationnelle claire.
Cette phase a posé les bases d’une organisation fluide et maîtrisée pour le jour J.
2) Exploitation terrain pendant l’événement :
Pendant toute la durée de l’événement, notre équipe a piloté la logistique événementielle sur le terrain, minute par minute : supervision du montage et déploiement du matériel, chaîne logistique, accueil, briefing et encadrement des bénévoles, réactivité face aux imprévus sans compromettre l’organisation globale de l’événement.
Objectif : garantir une logistique événementielle sans friction, même en contexte complexe.
3) Clôture et débrief post-événement:
Démontage orchestré dans les délais, restitution conforme des espaces, gestion des retours matériel, opérations logistiques, recueil des retours terrain, rédaction d’un débrief structuré pour formaliser les points forts et les axes d’amélioration et capitalisation en interne pour optimiser nos futures missions de logistique événementielle.
Le retour/témoignage
« Équipe sérieuse et compétente, fiable et flexible, avec de belles qualités humaines ! »
Valérie Thibault – Fédération Française de Hockey sur Glace
Foire aux questions
Pourquoi la FFHG a fait appel aux Insatiables ?
Parce qu’ils avaient besoin d’une équipe fiable, réactive et expérimentée pour mettre en œuvre la logistique événementielle et le déploiement de leur événement phare. Ils voulaient se concentrer sur leur cœur de métier tout en garantissant une exécution impeccable sur le terrain. Nous sommes arrivés avec des solutions concrètes, une connaissance fine du terrain, et une vraie capacité à absorber la pression des événements d’envergure. L’objectif était simple : que tout roule sans que la FFHG ait à gérer le moindre couac opérationnel.
Quelles missions ont été confiées aux Insatiables ?
Nous avons pris en charge la coordination logistique, le recrutement et la gestion du staff ainsi que l’organisation du tournoi des Petites Crosses.
Comment se passe la collaboration entre la FFHG et les Insatiables ?
En confiance et dans la bonne humeur. On fonctionne en co-construction, on s’adapte aux besoins spécifiques de chaque événement, et on garde toujours un temps d’échange post-projet pour améliorer ce qui peut l’être. C’est une relation qui repose sur des résultats et une vraie complicité professionnelle.
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