Cas client : tournée événementielle / road show
Simplifier la logistique d’une tournée événementielle complexe : mission réussie avec Wild Buzz Agency
Une collaboration annuelle depuis 2022
Problématique initiale – Quel était le besoin du client ?
L’agence Wild Buzz Agency souhaitait déléguer la logistique événementielle et l’organisation opérationnelle d’un road show à un interlocuteur unique pour permettre à ses équipes de se concentrer sur ses clients.
Attentes
- Un seul interlocuteur fiable pour l’organisation du road show.
- Collaborer avec un partenaire réactif qui travaille au nom de l’agence.
- Simplifier et fluidifier l’organisation.
- Assurer continuité et respect de la relation client final.
- Optimisation des plannings d’activation pour réduire les coûts.
Contraintes
- Validation des établissements accueillant la tournée 30 jours avant le départ.
- Activer les côtes entre Nice et Le Havre en 4 semaines.
- Activer les côtes Méditerranéenne et Atlantique simultanément
- Changement d’établissement tous les jours et installation en moins de 3h
Temporalité
Plus de 50 dates
Profils sollicités
Chefs de projets, régisseurs, animateurs
Localisation
France entière
Type de prestation
Délégation logistique tournée événementielle et road show
Le mot du client :
« Vous êtes zinzins 🫨 »
Les solutions apportées
Pour répondre aux besoins de Wild Buzz Agency, nous avons mis en place une gestion logistique complète et flexible, en adaptant nos processus à leurs attentes spécifiques.
Nos solutions aux contraintes
Validation des établissements accueillant la tournée 30 jours avant le départ
Notre réponse :
Nous avons mis en place un processus rigoureux de vérification et de coordination avec chaque établissement. Nous avons anticipé les besoins spécifiques de chaque lieu (accès, dimensions, contraintes techniques) pour éviter toute mauvaise surprise.
Activer les côtes entre Nice et Le Havre en 4 semaines
Notre réponse :
Une organisation millimétrée, avec un itinéraire optimisé et un calendrier précis. Nous avons synchronisé la logistique du matériel, les transports et les équipes techniques afin d’assurer une transition fluide entre chaque ville, sans retard ni surcharge de travail.
Activer les côtes Méditerranéenne et Atlantique simultanément
Notre réponse :
La mobilisation de deux équipes opérationnelles indépendantes, la création de processus standardisés et une supervision centralisée qui nous ont permis d’assurer une uniformité de prestation sur les deux fronts, sans perte d’efficacité ni de qualité.
Changement d’établissement tous les jours et installation du dispositif en moins de 3h
Notre réponse :
Pour garantir un déploiement rapide et efficace malgré des changements quotidiens, nous avons adopté une méthodologie d’installation optimisée. Chaque site a été préparé en amont grâce à des repérages et un cahier des charges précis et nos équipes étaient organisées autour de rôles bien définis pour assurer une mise en place fluide. Le matériel était préconfiguré et transporté selon un schéma logistique optimisé, permettant un montage rapide et une transition immédiate vers le site suivant.
Compétences mobilisées
- Expertise en gestion de flux et optimisation des plannings
- Capacité à mobiliser et encadrer des équipes
- Rigueur et réactivité
- Suivi des indicateurs de performance et adaptations aux changements
Plan d’exécution
Le plan d'exécution s'est déroulé en 3 phases distinctes :
Le retour/témoignage
« J’ai la chance de travailler avec Les Insatiables depuis plusieurs années sur divers projets, dont un en particulier, une tournée événementielle dans une quarantaine de villes en France, sur lequel nous collaborons ensemble depuis trois ans. Leur rigueur et leur sens de l’écoute en font des partenaires de travail remarquables, et c’est toujours un plaisir de travailler avec leurs équipes ! »
Juliette Herbelin – Projet Director @Wild Buzz Agency
Foire aux questions
Pourquoi Wild Buzz Agency a fait appel aux Insatiables ?
Pour optimiser son organisation logistique sur cette tournée, Wild Buzz Agency avait plusieurs solutions tel que recruter en interne un expert en logistique événementielle ou faire appel à un prestataire spécialisé. Cette dernière solution est moins coûteuse et permet de soulager la personne chargée du projet chez Wild Buzz Agency, lui permettant ainsi de se concentrer sur l’optimisation du concept créatif et publicitaire afin de répondre au mieux aux besoins des clients.
Combien de temps doit-on s’y prendre à l’avance pour organiser une tournée ?
Pour ce projet avec Wild Buzz Agency, nous débutons chaque année la logistique 5 à 2 mois avant la première date d’activation. Cela laisse assez de temps pour construire le budget, sélectionner les profils, produire/préparer le matériel nécessaire, centraliser les livraisons et commandes, contacter chaque site accueillant le road show, optimiser les trajets, vérifier / modifier et répartir le matériel pour chaque tournée.
Quelles ont été les retombées en termes de ROI pour le client final ?
Un magicien ne dévoile pas ses secrets, nous non plus. Mais si nous collaborons chaque année avec Wild Buzz Agency et qu’ils arrivent à garder leur client final, c’est que nous optimisons et améliorons conjointement chaque année le dispositif pour l’adapter au mieux aux attentes du client final pour toucher sa cible de consommateurs.
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